Un location scout arriva in soccorso delle produzioni per iniziare un processo vitale nella fase di pre-produzione del cinema. Una volta che gli sceneggiatori, i produttori o i registi hanno deciso il tipo generale di scenario di cui hanno bisogno per le varie parti del loro lavoro che viene girato fuori dallo studio, inizia la ricerca di un luogo adatto o “location” fuori dallo studio. I location scout cercano anche luoghi generalmente spettacolari o interessanti in anticipo, per avere un database di luoghi in caso di richieste.
Di solito un location scout spesso negozia l’accesso legale ai luoghi di ripresa.
Requisiti della location
L’idoneità di una location per il compito da svolgere prende in considerazione molti fattori, tra cui
estetica generale
costo finanziario per la produzione
fattibilità logistica, compresa, ma non solo, la distanza dalla base operativa o da altre location in programma
disponibilità di parcheggio e strutture per mantenere la troupe e i talenti (attori principali o modelli e comparse) al sicuro e all’asciutto in ogni momento
disponibilità di energia elettrica o fattibilità di portare dei generatori per le luci e le attrezzature elettriche
luce disponibile (all’interno o all’esterno) e condizioni atmosferiche (all’esterno)
permesso e cooperazione del proprietario della location e dei vicini, del governo locale e delle forze dell’ordine
Processo di lavoro
Di solito le idee su cosa dovrebbe o potrebbe essere una location per le riprese vengono discusse tra il dipartimento di produzione e il dipartimento locations (potrebbe essere a questo punto che il dipartimento locations viene effettivamente creato), poi si inizia la ricerca per trovare e documentare effettivamente quella location usando dei location scout.
Un location scout e l’altro personale del dipartimento locations , lavorano sotto la supervisione del Location Manager, generalmente si sforzano di fornire il maggior numero possibile di idee e/o opzioni potenzialmente utili/viabili per la revisione da parte della produzione; spesso l’Assistente alla regia, il Production Manager e successivamente, il Direttore o anche il Produttore Esecutivo nel caso di filmati narrativi.
Una volta raggiunto un consenso sulle location con il maggior potenziale, vengono normalmente presi accordi affinché alcuni dei capi degli altri dipartimenti di produzione facciano un tour di queste location per confermarne l’idoneità.
Durante questo periodo il dipartimento delle location (molto probabilmente il Location Manager in situazioni che richiedono la massima responsabilità) avrà contattato e iniziato a negoziare con parti interne ed esterne che possono influenzare la capacità di filmare nella location. Questo è noto come “clearing della location”: indagare e confermare la disponibilità e le tasse da pagare al proprietario o all’agente della location, ottenere un certificato di assicurazione, ottenere tutti i permessi necessari per il film (può comportare delle tasse). Inoltre, ci potrebbe essere la distribuzione di “lettere ai residenti” o “notifiche di ripresa”. Si tratta di avvisi ai vicini, che li avvisano dell’intenzione di filmare nella zona (spesso un requisito locale). Questi passi si traducono in un “bloccaggio”: assicurarsi che tutti i dettagli e i problemi esistenti o potenziali siano affrontati. Mentre è compito del dipartimento locations anticipare e ridurre al minimo i problemi associati a una location, è anche dovere del dipartimento locations avvisare gli altri capi del dipartimento produzione dei problemi intrattabili che devono essere presi in considerazione in modo da poter pianificare gli imprevisti. Questo può portare alla decisione di usare una location alternativa. Questo potrebbe comportare un’ulteriore pianificazione e l’assegnazione di un budget per un’ulteriore ricerca della location.
Gestione dei cambiamenti
Gli eventi di produzione che coinvolgono il reparto location e il suo personale possono verificarsi molto rapidamente e molto spesso, i requisiti stessi, cioè la riscrittura della sceneggiatura, il cambiamento del concetto creativo, di una location stessa possono cambiare al volo. Più spesso che no, sono coinvolte più location associate a più scene in produzione; in alcune circostanze, un freelance impegnato e pieno di risorse o uno Staffer del Dipartimento Locations potrebbe essere coinvolto in più progetti contemporaneamente.
Risolvere i problemi
Risolvere i problemi delle location può essere impegnativo, richiede un lavoro duro per lunghe ore, spiccate capacità di comunicazione, concentrazione, capacità di “pensare con i propri piedi” o “multitasking”, agire in modo rapido e responsabile e utilizzare competenze tecniche. Sono necessarie familiarità con le risorse locali e una rete di supporto capace.
Prenotazione di un sito
Dopo aver completato tutti i passi precedenti, se un luogo è ancora fattibile e disponibile, viene confermato (prenotato). Di solito un contratto viene firmato da tutte le parti, e si ottiene una liberatoria per la proprietà: un permesso scritto e firmato dal proprietario o dall’agente che permette la fotografia e la rappresentazione pubblica attraverso i media (cioè, trasmissione, video, film, pubblicazione a stampa).
Una volta che una location è stata prenotata, ci sono pochissime ragioni per cui le riprese non iniziano come previsto. A questo punto sono state investite molte ore di lavoro di produzione pagate e una quantità considerevole di denaro per le spese di location e/o i permessi nella location scelta. Un cambiamento di concetto creativo in questa fase o un intoppo di qualsiasi tipo (come la cancellazione del proprietario dell’immobile) è potenzialmente costoso, e l’azione legale è una possibile conseguenza. Inoltre, se la produzione dichiara in modo errato le proprie attività, l’uso previsto della location, danneggia la proprietà o causa negligentemente altri problemi al proprietario, quest’ultimo può cercare rimedio in una delle tante forme disponibili, compresa l’azione legale.
Considerazione del tempo
Le condizioni meteorologiche locali possono incidere pesantemente sulla fattibilità di una location e influenzare molte aree della programmazione della produzione, quindi gli imprevisti e i piani alternativi ed efficienti dal punto di vista del bilancio dovrebbero essere fatti con largo anticipo rispetto a qualsiasi giorno di riprese che potrebbe essere influenzato dal tempo. Una location che potrebbe essere influenzata dal tempo dovrebbe sempre essere autorizzata e messa, in anticipo, con la comprensione e il consenso del proprietario della proprietà, “in attesa del tempo” o con la condizione che la produzione confermerà l’uso della location e inizierà le riprese solo in attesa di condizioni meteorologiche accettabili. Lo scopo, oltre all’ovvio obiettivo di ottenere l’estetica corretta per le riprese in condizioni di lavoro accettabili e sicure, è anche orientato a fornire una maggiore flessibilità nella programmazione della troupe, nel noleggio di attrezzature, veicoli, ecc. e in altri aspetti della produzione e a ridurre al minimo gli inconvenienti per il proprietario e, in caso di cancellazione o rinvio da parte della produzione a causa del tempo, eliminare o ridurre al minimo le spese di cancellazione come può essere parte di un accordo tra la produzione e la location.
Location per vari media
Oltre ai lungometraggi e ai cortometraggi, gli spot televisivi e i programmi televisivi, i documentari, i video aziendali, la fotografia pubblicitaria su carta stampata, la fotografia editoriale e persino la pianificazione di eventi hanno tutti la possibilità di impiegare dei location scout per trovare e fotografare le location per le loro produzioni.
I metodi impiegati sono molto simili a quelli della produzione cinematografica, ma i processi spesso differiscono in alcuni modi:
I tempi di realizzazione sono generalmente più brevi e il processo decisionale è condiviso tra la produzione, il regista/fotografo e l’agenzia pubblicitaria o anche il cliente finale. Un programma televisivo settimanale può avere sfide significative in termini di scadenze per ovvie ragioni.
Spesso i responsabili delle decisioni sono geograficamente dispersi, il che può spiegare perché gli scout commerciali e della stampa sono stati i primi ad adottare le presentazioni online e altre tecnologie digitali.
Compiti aggiuntivi
I doveri del Dipartimento spesso si estendono oltre la pre-produzione e nella produzione vera e propria, così come dopo che le riprese nella location sono terminate; un Location Manager e/o altri membri del Dipartimento Locations sono spesso necessari durante le riprese vere e proprie e alla fine delle riprese per essere un punto di contatto interno generale per le questioni relative al Dipartimento Locations, come assicurare un movimento regolare della troupe da e verso la location, rispondere alle domande relative alla location/risolvere eventuali problemi, coordinare il controllo della folla e come punto di contatto esterno tra la produzione e parti come forse il proprietario della proprietà, i vicini, l’ufficio cinematografico locale/il governo e le forze dell’ordine.
Il personale del Dipartimento Locations è sempre l’ultima squadra a lasciare una location e il credo è quello di lasciare la location nelle stesse condizioni (se non migliori) in cui è stata trovata.
Titoli di lavoro e descrizioni delle mansioni
Una troupe cinematografica potrebbe avere le seguenti posizioni titolate nel personale del Dipartimento Locations. Molte delle posizioni spesso si “incrociano” o un membro del dipartimento potrebbe “indossare diversi cappelli”:
Location Manager
Supervisiona il reparto location e il suo staff, in genere riferendo direttamente al direttore di produzione e/o all’assistente alla regia (o anche al regista e/o al produttore esecutivo). Il Location Manager è responsabile dell’autorizzazione finale (o della garanzia del permesso di utilizzo) di una location per le riprese e spesso deve assistere i dipartimenti di produzione/finanza nel mantenere la gestione del budget per quanto riguarda i costi effettivi di location/permessi e i costi del lavoro per la produzione per se stesso e per il Dipartimento Locations in generale.
Assistente del Location Manager
Collabora con il Location Manager e i vari dipartimenti nell’organizzare gli scout tecnici per il personale essenziale per vedere le opzioni che il Location Manager ha selezionato per le riprese. L’Assistant Location Manager sarà sul posto durante le riprese per supervisionare l’operazione, mentre il Location Manager continua la preproduzione da un’altra parte (generalmente un ufficio) sulle prossime location. (Nota: nella maggior parte degli show televisivi basati sulle location, ci saranno due Assistant Location Manager che si alternano negli episodi, permettendo a uno di preparare un prossimo episodio mentre l’altro è sul set con quello attuale).
Location Scout
Fa gran parte della ricerca effettiva, del lavoro a piedi e della fotografia per documentare le possibilità di location. Spesso il Location Manager farà lui stesso un po’ di scouting, così come l’Assistant Location Manager.
Ricercatore/Coordinatore delle location
In una grande troupe cinematografica qualcuno potrebbe essere assegnato esclusivamente a fare il lavoro di ricerca per il reparto location, liberando i Location Scout da concentrarsi sulla fotografia delle possibilità delle location o su altri compiti. Il lavoro di questa persona potrebbe essere quello di fare ricerche su internet o nelle biblioteche pubbliche e contattare le risorse per valutare l’interesse di tali risorse ad essere coinvolte nel progetto cinematografico e se tale interesse esiste, il ricercatore di location potrebbe essere responsabile di fissare un appuntamento per un location scout per andare sul posto.
Assistente alla location
Assunto dal Location Manager per essere sul set prima, durante e dopo le riprese. Le responsabilità generali possono includere l’arrivare per primi sul posto per permettere ai costumisti di entrare sul set per la preparazione; mantenere la pulizia delle aree della location durante le riprese (su progetti con budget più grandi questo può includere l’assicurazione e la supervisione di una squadra di pulizia a contratto o l’assegnazione di tali compiti a un assistente di set); limitare l’impatto di una squadra di produzione che lavora sul terreno della location; rispondere alle lamentele dei vicini; e infine, alla fine delle riprese, gestire il tempo sul set e la squadra per quanto riguarda la chiusura della location entro i vincoli di tempo previsti dal contratto. Ci sono generalmente da uno a tre assistenti su una ripresa in qualsiasi momento.
Assistente di produzione in loco
Questa posizione esiste generalmente nelle produzioni con budget più grandi. Il PA delle location è l’assistente che non è quasi mai sul set, ma invece è sempre impegnato nella “preparazione” di una location o nel “confezionamento” di una location. Cioè, quando una location richiede diversi giorni di allestimento e smontaggio prima e dopo il giorno o i giorni di riprese.
Coordinatore del parcheggio
Solitamente assunto dal Location Manager in base alle necessità per supervisionare il personale addetto al parcheggio al fine di assicurare e coordinare il parcheggio della troupe, compresi i camion delle attrezzature e i veicoli personali. Il dipartimento delle location e il dipartimento dei parcheggi potrebbero collaborare con le forze dell’ordine locali per coordinare il controllo del traffico se la scena da filmare coinvolge in qualche modo il diritto di passaggio sulla strada.
Personale addetto al parcheggio
Gli addetti al parcheggio appendono i cartelli colorati che dichiarano il divieto di sosta e poi si siedono nelle loro auto (con un cono arancione in cima) per assicurarsi che nessuno parcheggi nelle aree chiuse.
Rimozione dei rifiuti
La disposizione del dipartimento è quella di essere l’ultimo a lasciare un luogo al momento della consegna e di lasciare il luogo esattamente, se non in condizioni migliori, come esisteva all’arrivo. Una società di rimozione dei rifiuti può essere assunta su una base di necessità.
Un location scout che parametri usa per scegliere la giusta location?
Un location scout di solito fa fotografie descrittive e panoramiche o video delle possibilità di location. Un buon location scout farà delle foto di una possibilità di location che riflettono gli obiettivi estetici della produzione e includerà anche fotografie e informazioni utilitarie visivamente descrittive nella sua presentazione, documentando molto di più di quello che potenzialmente apparirà sullo schermo.
- Angolo inverso/alternato (fotografare verso dove potrebbe trovarsi la telecamera), fotografia panoramica, per mostrare lo spazio disponibile per la telecamera, l’illuminazione, l’assistenza video, i capelli e il trucco (e i clienti in un servizio commerciale)
- Coordinate geografiche, direzioni della bussola, altri dati cartografici che possono essere applicabili
- Condizioni di illuminazione ambientale in vari momenti del giorno (o della notte), dati solari, cioè l’angolo del sole in diversi momenti della giornata
- Foto di aree di attesa/stazionamento e di parcheggio disponibile e/o segnaletica di restrizione del parcheggio
- Schizzi a mano del layout di strade/edifici, planimetrie di edifici/stanze, dati sulle dimensioni di stanze o aree
- Dati di accesso dell’equipaggio/veicolo, cioè porte, corridoi, ascensori, scale, disponibilità e informazioni sul personale necessario per l’accesso.
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