Lo scouting è una delle attività indispensabili nella fase di pre-produzione sia in ambito cinematografico che della fotografia commerciale.
Quando registi, sceneggiatori e produttori (o fotografi) hanno stabilito quali tipologie di ambienti sono necessari per le riprese in esterna ai teatri di posa, inizia la ricerca delle location più attinenti al “mood” ricevuto, il cosiddetto Location scouting.
Requisiti per una location
Normalmente gli “scout” o i location manager scelgono location di vario genere come classici appartamenti, spettacolari ville, particolari loft, ma anche location con ambienti “normali” che tutti noi viviamo quotidianamente, l’importante è che siano “interessanti” per una produzione; il tutto per avere una sorta di database e di archivio a cui fare riferimento in caso di richieste.
Se necessario, il location scout ed il location manager si occupano anche di richiedere i permessi per accedere al suolo pubblico.
Una location viene valutata e considerata idonea per una produzione in base a più fattori:
- Che rispetti il Mood indicato dalla produzione, e quindi rispetti l’estetica indicata
- Il costo della locazione temporanea in base al budget della produzione
- La logistica, quindi la “comodità” della location come il “carico e scarico” delle attrezzature, la presenza di parcheggi, oltre alla distanza dalla base di produzione e dai teatri di posa interni utilizzati
- Disponibilità nelle vicinanze della location di strutture dove la troupe ed il casting possano riposarsi o coprirsi in caso di condizioni climatiche avverse, spazi interni da adibire a camerini e aree da dedicare al catering
- La potenza del carico elettrico disponibile e la possibilità di far accedere in location un gruppo elettrogeno e altre apparecchiature elettriche che soddisfino le necessità energetiche della produzione
- Una buona luce naturale (al chiuso o all’aperto)
- L’aspetto collaborativo della proprietà della location e del vicinato per le location private; la collaborazione degli enti pubblici per tutte le attività burocratiche relative alle autorizzazione nel caso di location in esterna
Quando tutti questi requisiti sono presenti, è possibile procedere ad inserire la location nell’archivio dei possibili set.
Le Figure Professionali dietro Una Produzione
Nell’attività del Location scouting, è possibile che una stessa figura, anche manageriale, ricopra più funzioni.
Si tratta di un mondo lavorativo fluido, in cui le competenze e le mansioni spesso sono intercambiabili in base alle necessità del momento.
1 · Location Manager: chi è e cosa fa
Supervisiona l’attività di reperimento e di gestione delle locazione, si interfaccia direttamente con i gestori o proprietari delle location, col direttore di produzione e con i suoi assistenti.
Il Location Manager è responsabile degli aspetti burocratici, contrattuali e finanziari, coordina le giornate di produzione presso le location, cercando di far rispettare il contratto di locazione come gli orari pattuiti, aiuta i reparti di produzione a gestire il budget relativi alle autorizzazioni rilasciate da enti pubblici nel caso d’occupazione di suolo pubblico.
2 · Assistente del location manager
Collabora con il location manager ed i vari reparti della produzione, coordina i sopralluoghi presso le location selezionate per le riprese.
L’assistente Location Manager sarà la figura operativa “sul campo” durante le giornate di riprese, mentre il Location Manager proseguirà l’attività ed il coordinamento con la produzione per le successive location da utilizzare in base al piano di produzione.
3 · Scout Location
Segue la ricerca e l’archiviazione delle location occupandosi di documentare gli spazi visionati con report fotografici descrittivi e riprese video.
Il Location manager seguirà a distanza i progressi delle ricerche, e in alcuni casi si occuperà direttamente, insieme all’assistente, dello scouting stesso.
Il suo lavoro può comportare anche ricerche online per trovare in particolare location private, o recandosi presso le per allacciare i dovuti rapporti lavorativi con le amministrazioni pubbliche dedite alle eventuali autorizzazioni necessarie al progetto.
Come individuare una location
In genere la produzione si confronta sempre con il regista e con lo sceneggiatore per la scelta delle location, vengono prese in considerazione alcune idee e si delinea un mood in merito agli spazi da utilizzare per le riprese: a questo punto inizia il vero processo di scouting, cercando e documentando le location migliori e più adatte in cui poter girare o effettuare servizi fotografici.
In genere, il Location scouting richiede alla proprietà della location una serie di informazioni fotografiche descrittive, panoramiche o video che rendano chiare le caratteristiche degli spazi cercando quindi di documentarsi il più possibile prima del suo sopralluogo.
I Location manager e scouting cercano di fornire quante più idee e varianti possibili; in seguito il regista, il direttore della fotografia e il produttore vaglieranno quelle potenzialmente utili per tipologia e budget.
Una volta creato un ventaglio di possibilità, alcuni dei responsabili della produzione insieme al location manager si occupano di andare a visitare le location per un sopralluogo tecnico.
In questo lasso di tempo il Location Manager (colui che gestisce e coordina le attività di scouting) avrà contattato e iniziato il processo di negoziazione con i proprietari o i gestori delle location d’interesse in modo di assicurare la disponibilità dei luoghi scelti, andranno gestiti eventuali permessi speciali, andrà redatto il contratto di affitto temporaneo e stipulata idonea assicurazione.
Ogni aspetto va ricordato e tenuto in considerazione, compresi gli “avvisi di riprese” in modo da avvertire gli abitanti della zona e i vicini della location selezionata della futura produzione, per evitare quindi ritardi dovuti ad eventuali reclami dei residenti.
Nel caso in cui le difficoltà organizzative risultassero insormontabili, sarà quindi necessario cambiare location.
Risolvere i problemi
Le produzioni (sopratutto quelle cinematografiche) che coinvolgono i Location manager possono variare, anche molto velocemente le idee sulla produzione e quindi creare dei ritardi nel reperimento delle location, le cause possono essere: la riscrittura della sceneggiatura, la disponibilità degli attori a girare in un luogo e non in un altro, oppure i ritardi nell’inizio riprese… tutti fattori che rendono necessario uno staff capace di lavorare su più progetti e veloce nel risolvere i problemi.
Risolvere i problemi durante la ricerca delle location può risultare difficile, richiede molto impegno, concentrazione e capacità di comunicazione, un’innata capacità di gestire più progetti nello stesso momento oltre a competenze tecniche anche nell’ambito fotografico. Sono necessarie anche una buona memoria per facilitare le ricerche future.
Il Location manager o gli assistenti sono spesso necessari durante le giornate di riprese come punto di contatto tra la proprietà e la produzione o tra l’amministrazione locale e la stessa produzione.
Il personale che si occupa della ricerca delle location è spesso l’ultimo a lasciare il set a fine shooting, per assicurarsi che tutto sia lasciato in condizioni identiche a quelle trovate e per controllare eventuali “overtime” cioè eventuali sforamenti di orari.
Scouting come prenotare una location
Dopo aver completato tutti i passaggi precedenti, se una location è stata selezionata dalla produzione ed è disponibile, viene confermata e prenotata dal location manager, il quale si occuperà della redazione del contratto che coinvolgerà tutte le parti includendo una liberatoria cioè un’autorizzazione scritta e firmata dal proprietario o dall’amministrazione locale, che concede i diritti d’uso delle immagini filmate o fotografate durante la produzione e che potranno essere utilizzare su tutti i media come televisione, cinema, internet e a mezzo stampa.
Se la produzione non rispetta in qualche modo il contratto per quel che concerne le attività e gli orari pattuiti per l’uso previsto della location, se danneggia la proprietà o causa negligentemente altri problemi per il proprietario, lo stesso può rifarsi in toto, anche legalmente.
Scouting a disposizione per risolvere problemi
Il lavoro del location scout può in realtà essere necessario, oltre che per film e cortometraggi, spot pubblicitari e spettacoli televisivi e documentari, anche per video aziendali, per servizi fotografici pubblicitari su carta stampata, per fotografia editoriale e persino per la pianificazione di eventi, qualora sia necessario trovare un set specifico e particolare.
I metodi utilizzati sono più o meno gli stessi della produzione di film, ma i processi possono differire: le tempistiche sono generalmente più brevi e l’ambito decisionale è condiviso tra la produzione, il regista/fotografo, l’agenzia pubblicitaria ed il cliente finale.
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